I. Mục tiêu vị trí
- Chịu trách nhiệm tổ chức, điều phối và kiểm soát toàn bộ hoạt động vận hành dự án, đảm bảo dự án hoạt động ổn định – hiệu quả – an toàn – đúng tiêu chuẩn dịch vụ; đồng thời phối hợp cùng Leasing Manager trong việc tìm kiếm, tiếp cận và phát triển khách thuê mới, góp phần nâng cao tỷ lệ lấp đầy và hiệu quả khai thác dự án.
- Cơ cấu công việc:
- 70% – Vận hành dự án
- 30% – Leasing & phát triển khách thuê
- Quản lý hoạt động vận hành hàng ngày
- Tổ chức và kiểm soát hoạt động vận hành tổng thể của dự án WiYO.
- Đảm bảo các khu vực công cộng, tiện ích, dịch vụ và cơ sở vật chất hoạt động ổn định.
- Theo dõi chất lượng dịch vụ, cảnh quan, vệ sinh, an ninh, kỹ thuật và các dịch vụ thuê ngoài.
- Kiểm tra việc thực hiện các quy trình, tiêu chuẩn và checklist vận hành.
- Chủ động phát hiện, xử lý hoặc phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.
- Quản lý nhà cung cấp & đối tác dịch vụ
- Quản lý, điều phối và đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ: bảo vệ, vệ sinh, kỹ thuật, PCCC, cảnh quan, bảo trì…
- Theo dõi chất lượng dịch vụ và việc thực hiện đúng phạm vi công việc/điều khoản hợp đồng.
- Phối hợp nghiệm thu, đánh giá chất lượng và đề xuất cải thiện/thay đổi nhà cung cấp khi cần thiết.
- Kiểm soát chi phí vận hành trong phạm vi ngân sách được phê duyệt.
- Quản lý kỹ thuật & tài sản
- Phối hợp Team Kỹ thuật kiểm soát tình trạng vận hành của hệ thống M&E, điện, nước, HVAC, PCCC, thang máy và các hệ thống kỹ thuật của dự án.
- Theo dõi kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ và xử lý sự cố.
- Quản lý tình trạng tài sản, trang thiết bị và cơ sở vật chất thuộc dự án.
- Đề xuất phương án sửa chữa, thay thế, cải tạo nhằm đảm bảo hiệu quả vận hành.
- An toàn – PCCC – tuân thủ
- Đảm bảo dự án tuân thủ các yêu cầu về PCCC, an toàn lao động, môi trường và các quy định pháp luật liên quan.
- Phối hợp tổ chức kiểm tra, diễn tập và xử lý các tình huống khẩn cấp.
- Theo dõi và cập nhật hồ sơ, giấy phép, biên bản kiểm tra liên quan đến vận hành dự án.
- Quản lý khách thuê & trải nghiệm khách hàng
- Là đầu mối phối hợp với khách thuê trong các vấn đề liên quan đến vận hành.
- Tiếp nhận và xử lý các phản ánh/yêu cầu của khách thuê; đảm bảo phản hồi đúng thời gian.
- Phối hợp với Leasing, Accounting và các bộ phận liên quan trong việc bàn giao mặt bằng, fit-out, khai trương và vận hành khách thuê.
- Duy trì mối quan hệ tốt với khách thuê hiện hữu, góp phần tăng tỷ lệ duy trì khách thuê.
- Báo cáo & cải tiến vận hành
- Theo dõi các chỉ số vận hành, chi phí, sự cố, chất lượng dịch vụ và mức độ hài lòng của khách thuê.
- Lập báo cáo vận hành định kỳ cho Ban Giám đốc.
- Đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả vận hành dự án.
- Xây dựng/cập nhật SOP, quy trình và tiêu chuẩn vận hành khi cần thiết.
- Phối hợp Leasing Manager tìm kiếm khách thuê
- Phối hợp cùng Leasing Manager xây dựng kế hoạch lấp đầy các diện tích còn trống tại WiYO.
- Chủ động tìm kiếm, tiếp cận và phát triển nguồn khách thuê tiềm năng phù hợp với định hướng dự án.
- Khai thác network cá nhân và network ngành để mở rộng nguồn khách hàng.
- Tham gia các hoạt động networking, business matching, site tour và gặp gỡ khách hàng.
- Hỗ trợ quá trình cho thuê
- Phối hợp với Leasing Manager trong việc giới thiệu dự án, khảo sát nhu cầu và tổ chức site visit.
- Cung cấp thông tin thực tế về vận hành, tiện ích, dịch vụ và điều kiện khai thác mặt bằng cho khách hàng.
- Tham gia trao đổi với khách thuê trong quá trình đàm phán khi có các vấn đề liên quan đến vận hành.
- Phối hợp đánh giá tính phù hợp của khách thuê với định hướng và tenant mix của WiYO.
- Hỗ trợ lấp đầy & phát triển tenant mix
- Chủ động đề xuất các nhóm ngành/loại hình khách thuê phù hợp với WiYO.
- Cập nhật thông tin thị trường, đối thủ cạnh tranh, xu hướng ngành và nhu cầu khách thuê.
- Đề xuất các ý tưởng/giải pháp để tăng sức hấp dẫn của dự án đối với khách thuê.
- Theo dõi pipeline khách hàng cùng Leasing Manager và hỗ trợ thúc đẩy quá trình chuyển đổi từ Lead → Site Visit → Negotiation → Signing → Opening.
